Программные системы автоматизации ДОУ. Задачи комплексных систем автоматизации доу Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ
ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (ТГУ)
Исторический факультет
УДК 005.92
ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ В ГАК
Зав. каф. истории и
Документоведения
Доктор ист. наук, проф.
Н.С.Ларьков
«____»___________2010 г.
ДИПЛОМНАЯ РАБОТА
АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ТОМСКОГО РАЙОНА
Татьяненко Екатерина Викторовна
Научный руководитель
Ст. преп., кандидат ист. наук
Е.В.Татьяненко
Томск 2010
Министерство образования и науки Российской Федерации
^ ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (ТГУ)
Исторический факультет
Кафедра истории и документоведения
УТВЕРЖДАЮ
Зав. каф. истории и документоведения
Д.и.н., профессор
Н.С. Ларьков
«___» ___________ 2010 г.
ЗАДАНИЕ
По подготовке дипломной работы студенту Татьяненко Екатерины Викторовны
1. Тема дипломной работы : «Автоматизация ДОУ в Администрации Томского района»
2. Срок сдачи студентом выполненной дипломной работы:
^ 3. Исходные данные к работе:
Цель исследования: анализ процесса внедрения АС ДОУ в Администрации Томского района.
Задачи исследования: ознакомиться с нормативно-методическим пакетом документов службы ДОУ Управления Делами Администрации Томского района; дать оценку состоянию текущего делопроизводства; последовательно изучить этапы автоматизации ДОУ и проблемы, возникающие при этом; изучить возможности, приобретенные вследствие внедрения программы и дальнейшие перспективы развития АС ДОУ в Администрации ТР.
Предмет исследования: внедрение АС ДОУ, проблемы и перспективы автоматизации ДОУ в Администрации Томского района.
Методы исследования: анализ, синтез, сравнение, обобщение, классификация, индукция, наблюдение, опрос, графический, статистический, описание, прогнозирование.
^ 4. Краткое содержание работы:
Руководитель дипломной работы
К.и.н., ст.преподаватель ________________В.В.Миркин
Задание принял к исполнению 26.02.2010 г. ________________Е.В.Татьяненко
АННОТАЦИЯ
В дипломной работе рассматриваются функции, этапы, проблемы при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Изучен теоретический и прикладной аспект автоматизации ДОУ на примере Администрации Томского района. Дана общая оценка результатам внедрения автоматизированной системы ДОУ, дан прогноз развития электронного документооборота.
Введение 6
Функции, этапы, проблемы внедрения АС ДОУ 15
обеспечения управления 15
1.2 Этапы автоматизации 21
1.3 Проблемы автоматизации ДОУ 28
2 Автоматизация ДОУ в Администрации Томского района 47
2.1 Этапы автоматизации ДОУ.
Изучение процесса внедрения АС ДОУ 59
2.2 Результат внедрения АС «Кодекс» и перспективы развития автоматизации ДОУ в Администрации Томского района 68
Заключение 73
Список использованных источников и литературы 77
ПРИЛОЖЕНИЕ А Перечень законодательной и нормативно-методической базы для ДОУ 86
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Количественный состав документов 92
ПРИЛОЖЕНИЕ В Служебная корреспонденция по
Вопросам переписки 96
ПРИЛОЖЕНИЕ Г Виды документов 97
ПРИЛОЖЕНИЕ Д График «Обращения граждан» 98
ПРИЛОЖЕНИЕ Е Соотношение документов
За период 2008 и 2009 гг. (с января по ноябрь) 99
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж Схема маршрутов движения
Документов 100
ПРИЛОЖЕНИЕ З Техническое задание на разработку программного обеспечения (ПО) системы электронного документооборота и делопроизводства 101
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время сложно представить свою деятельность, любое учреждение, организацию без информационных технологий (ИТ). Информационные технологии (information technology, IT) - широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники. В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации 1 . Благодаря компьютерным технологиям значительно снизилась нагрузка, связанная с обработкой информации. Документационное обеспечение управления – не исключение. Для улучшения работы в сфере делопроизводства разработано множество автоматизированных систем.
Согласно «Новому иллюстрированному словарю» автоматизация – это применение автоматов, автоматических и автоматизированных систем в производстве, научной, управленческой и других сферах деятельности человека. Основная цель автоматизации – повышение эффективности труда, оптимизация управления, улучшения качества, устранение человека от работы в условиях, опасных для здоровья 2 .
Сегодня рынок предлагает великое множество синонимов понятия «автоматизации ДОУ»: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система документооборота, промышленная технология автоматизации делопроизводства , система управления электронными документами и т.д. Научные сотрудники ВНИИДАД предлагают все имеющиеся разнообразные программные продукты объединить под условным названием автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ). По их мнению, это определение наиболее полно отражает существующее положение вещей 1 .
Автоматизация делопроизводственных процессов - это рациональная организация операций с учетом новейших технологий с информацией и документами: составление и оформление, передача (доставка), учет, создание информационно-справочного аппарата на базе регистрации, организация контроля за выполнением принятых решений, текущее хранение, возможность уничтожения (экспертиза ценности), создание и ведение архива 2 .
Современная деятельность любой организации происходит с помощью автоматизации тех или иных процессов. Так, в свою очередь органам местного самоуправления необходим надежный фундамент для организации управленческих процессов, сотрудничества и выполнения поручений исполнительной власти. Деятельность Администраций осуществляется на базе ДОУ. Следовательно, возникает необходимость оптимизировать данную сферу за счет автоматизированных систем. Внедрение АС сложная работа, требующая комплексного подхода.
В последние годы все больше организаций приходит к необходимости автоматизации работы с документами в целом. Данному обстоятельству способствовали принятие:
1. Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Данный закон существенно расширил сферу применения документов в электронной форме.
2. Постановления Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 гг.)», предусматривающей «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления» 1 .
В данной работе речь пойдет о внедрении современных технических средств в область управления документацией, как в Российской Федерации, так и непосредственно в Администрации Томского района.
Любая исследовательская работа подразумевает изучение теоретического материала по заданной теме. Основные этапы исследования включают в себя: изучение литературы и иных источников; изучение нормативно-методической документации в Администрации, других документов применяемых в работе; исследование делопроизводственных операций; изучение соответствия выполняемых работ правилам и стандартам; интервьюирование сотрудников Управления Делами; исследование этапов внедрения автоматизированной системы (АС); анализ результата внедрения АС; прогнозирование дальнейших работ по развитию электронного документооборота.
Однако стоит заметить, что, несмотря на высокий спрос на отечественную литературу по данному вопросу, все же существует дефицит источников, недостаток работ, направленных на исследование автоматизации делопроизводства. Это можно объяснить относительной новизной и чрезвычайно быстрым развитием компьютерных и информационных технологий. Следовательно, быстро теряют актуальность многие учебники, труды, статьи и т.п.
Сегодня большая часть источников предлагает информацию по практическому применению тех или иных программных продуктов. Проанализировать и ознакомиться с возможными проблемами и этапами по автоматизации документационного обеспечения управления помогают такие журналы как: «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Справочник секретаря и офис-менеджера», и другие.
Авторами статей и других работ являются специалисты в области документоведения и архивоведения, занимающиеся проблемами электронных документов, АС ДОУ, а также сотрудники различных организаций. Среди них можно выделить следующих специалистов: О.И. Рысков 1 - старший научный сотрудник ВНИИДАД, участник ежегодных научно-практических конференций; С.Л.Кузнецов 2 – к.и.н., руководитель Научно-информационного центра Горбачев-фонда; Т.В. Кузнецова 3 , зав. кафедрой документоведения ИАИ РГГУ, профессор; Г.А. Серова 4 - к.т.н.
Серова Г. А. раскрывает в своих статьях основные объекты и принципы автоматизации ДОУ. Значительный вклад по решению проблемы автоматизации внесла Т.В. Кузнецова. Помощь в знакомстве с этапами и функциями автоматизации оказали статьи С.Л.Кузнецова, а также Полины Кочетковой 5 (ведущий специалист ЗАО «Компания «ИнтерТраст»).
Марина Тарасова освещает практический подход во внедрении систем электронного документооборота (СЭД) 6 .
О. Подолина, сотрудник компании « I nter T rust » , консультант Центра консалтинговых услуг и внедрений рассматривает жизненные циклы документов в рамках СЭД и разъясняет значимые от традиционного делопроизводства 1 .
Журавлева Н. в своих статьях акцентирует внимание на сканирование документов и на необходимость распознавания при помощи различных программных средств. Уделяет внимание обучению сотрудников при работе с СЭД и проблемам возникающих при выборе, внедрении и эксплуатации 2 .
Белая Т.Р., научный сотрудник отдела ДОУ ВНИИДАД подробно рассматривает процесс создания и организацию внедрения АС ДОУ 3 .
Предоставленные учеными, исследователями и специалистами в области делопроизводства и автоматизации процессов ДОУ данные можно условно разделить на два вида. Первый вид работ представляет собой нормативно-методическую базу, анализ законодательных инициатив. Работы второго вида предлагают примеры практического применения, анализ возможностей АС ДОУ.
Источниковую базу для исследования составили законодательные акты Российской Федерации, а также Государственные стандарты (ГОСТы), устав Администрации Томского района, Регламент, Положение о службе ДОУ , инструкции по ДОУ, должностные инструкции специалистов, а так же правила, прямо или косвенно регулирующие вопросы использования, создания АС ДОУ. Из учетно-справочной документации использовались: база данных (БД) автоматизированной системы «Кодекс», БД АС «КОРД», номенклатура дел за 2009 год. А так же бланки документов и сами документы, инструкции и руководства для пользователей и администраторов по работе с автоматизированной системой «Кодекс».
Среди значимых, основных источников следует отметить Федеральную целевую программу «Электронная Россия». Председатель Правительства России В.В.Путин подписал Постановление Правительства Российской Федерации № 721 от 10 сентября 2009 г., которым утвердил внесение изменений в Федеральную целевую программу "Электронная Россия (2002-2010)" 1 .
Основными целями программы являются создание условий для развития демократии, повышение эффективности функционирования экономики, государственного управления и местного самоуправления за счет внедрения и массового распространения ИКТ (информационно-коммуникационные технологии), обеспечения прав на свободный поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, расширения подготовки специалистов по ИКТ и квалифицированных пользователей.
В ходе работы программы подготовлено несколько важнейших Федеральных законов, непосредственно регулирующих сферу информационных технологий. 27 июля 2006 года был утвержден Федеральный закон №149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации» фактически вводящий единую систему делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления 2 .
Федеральный закон «О персональных данных» зафиксировал требования к защите баз данных по личному составу. Закон накладывает ряд ограничений на системы автоматизации делопроизводства. Так, например, в соответствии со статьей 19 «оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые организационные и технические меры, в том числе использовать шифровальные (криптографические) средства, для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий» 1 .
Документ неразрывно ассоциируется с подлинностью, а вследствие этого с юридической силой. В настоящее время документ представляет собой не только материальный носитель, содержащий информацию, но и электронные документы. Для того чтобы защитить электронный документ от исправлений, подделки и добавления информации был разработан закон «Об электронной цифровой подписи» 2 , где вводится понятие «электронной цифровой подписи», как реквизита электронного документа, для его защиты от подделки.
Вопросы создания, эксплуатации автоматизированных систем регулирует ГОСТ 34.601-90 3 . ГОСТ выделяет восемь стадий в создании автоматизированных систем, используемых в различных сферах деятельности. В управленческой сфере: формирование требований к автоматическим системам (АС), разработка концепций АС, техническое задание, эскизный проект, технический проект, рабочая документация, ввод в действие, сопровождение АС. ГОСТ 34.602-89 4 устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы», а так же порядок его разработки, согласования и утверждения. В этом стандарте отмечено, что включаемые в техническое задание требования должны «не уступать аналогичным требованиям, предъявляемым к лучшим современным отечественным и зарубежным аналогам».
Исследованный материал демонстрирует несостоятельность законодательной базы в сфере регламентирования работы электронной документацией. При этом опыт законодательного регулирования не велик, а также проблема не раскрыта с точки зрения документоведения, именно поэтому есть основания считать тему предложенной работы актуальной.
Данный дипломный проект имеет так же и практическое значение. Проанализированная информация представлена в сжатом и удобном виде для использования в работе. Это своеобразное практическое пособие для любого желающего освоить основы автоматизации ДОУ. Теоретическая часть позволяет сформировать общее представление о процессах автоматизации, а практическая дает подтверждения или опровержения принятых концепций. В каждом конкретном случае, когда речь заходит об автоматизации, возникает дилемма – какую систему автоматизации документационного обеспечения управления выбрать, чем руководствоваться при выборе, как составить «план действий», ограничиться решением насущных проблем автоматизации или создавать систему «на вырост» 1 .
Объектом исследования представляет собой общероссийские принципы автоматизации ДОУ, автоматизация службы ДОУ Управления Делами в Администрации ТР и внедрение электронного документооборота в Администрации в целом.
Предметом данного исследования являются проблемы, которые могут возникнуть на всех стадиях работы с автоматизацией ДОУ, этапы процесса внедрения АС ДОУ, проблемы и возможные перспективы автоматизации ДОУ в Администрации Томского района.
Методы исследования: анализ, синтез, сравнение, обобщение, изучение документов, непосредственное наблюдение, опрос, графический, статистический, прогнозирование.
Целью исследования является: анализ процесса внедрения АС ДОУ в Администрации Томского района.
Задачи, реализующие цель дипломной работы: рассмотреть функции АС ДОУ; изучить этапы автоматизации и проблемы возникающие во время внедрения средств оптимизации ДОУ; ознакомиться с нормативно-методическим пакетом документов службе ДОУ Управления Делами Администрации Томского района; дать оценку состоянию текущего делопроизводства; исследовать проблемы, возникшие в процессе автоматизации; изучить возможности, приобретенные вследствие внедрения программы и дальнейшие перспективы развития АС ДОУ в Администрации ТР.
Дипломный проект состоит из введения, основной части, включающей в себя две главы, заключения, списка использованных источников и литературы и приложения.
^ 1. Функции, этапы, проблемы внедрения АС ДОУ
1.1 Функции систем автоматизации документационного обеспечения управления
Исследуя основные функции систем автоматизации делопроизводства, следует выделить нужный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная АС ДОУ.
В первую очередь это возможность создания документа. Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.
Программа обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так и импортированные извне.
АС позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция, как правило, характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.
Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов.
Документы, объединенные по определенным признакам, формируются в рабочие папки пользователя. Причем, зачастую в них хранится не сам документ, а ссылка на него.
Система позволяет реализовывать контроль исполнения документов. Осуществляется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов.
Обработка и хранение документов. К регистрационной карточке предлагается возможность присоединения файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ.
Работа с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.
Движение документов, ввод резолюций и замечаний. Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. Основание для автоматической передачи документов может служить внесение резолюции. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется.
Поддержка вложенных подсистем. В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.)
Отслеживание версий одного документа. При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема «версий» и проблема «копий и оригиналов».
Учет номерных документов, формирование отчетности.
Распределенная обработка, отправка документов по почте. Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки.
Работа через сеть Интернет. В системе реализуется Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet. Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе.
Поисковая система позволяет найти документ по нескольким критериям: наименование документа, адресат, отправитель, дата документа, слова содержащиеся в тексте документа и т.п.
Система позволяет архивировать документы. После обработки, подписанные документы помещаются в архив. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам.
Списание документа в дело. При занесении в регистрационную карточку соответствующей записи в автоматизированной системе производится списание документа в дело.
Ведение и автоматическое обновление словарей и справочников. К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.
Обеспечение автоматизации справочно-аналитической работы. В системе формируются типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так же имеется возможность загружать генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей.
Регламентация прав доступа. Права пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно дать возможность работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра.
Делегирование права подписи. В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости, возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю.
Защита информации. Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству.
Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности 1 .
Итак, подытожив сказанное выше, следует отметить следующее. Автоматизированные системы ДОУ служат следующим функциям: создание и регистрация документов, передача корреспонденции, постановка на контроль, внесение исполнителей и последующий контроль за исполнением документов, снятие с контроля, списание в дело, справочная работа и архивное хранение. А также защита информации от несанкционированного использования, копирования, изменения, передачи и предоставления права доступа.
Таким образом, можно выделить основные задачи АС ДОУ и автоматизируемые процессы.
Основными задачами автоматизации делопроизводства являются:
Организация порядка в работе с документами без увеличения штата сотрудников;
Сокращение штата сотрудников при необходимости;
Совершенствование обслуживания клиентов и руководства фирмы, предприятия, организации;
Уменьшение времени обработки, оформления и передачи документов;
Исключение потери документов;
Централизованное отслеживание хода делопроизводственных процессов;
Улучшение контроля за исполнением;
Повышение качества обработки документов;
Обеспечение хранения документов;
Сокращение времени на справочную работу.
Прием, регистрация, обработка и распределение входящей корреспонденции;
Подготовка, подписание, регистрация и рассылка исходящей корреспонденции;
Подготовка, подписание, регистрация и отправка внутренних и организационно-распорядительных документов;
Создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;
Контроль исполнения документов и резолюций;
Сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов документов.
Ведение деловой переписки между организациями, отдельными подразделениями и сотрудниками 1 .
Ограничение или расширение доступа к источникам информации.
Кроме того, необходимо учитывать, что автоматизация делопроизводства является лишь отражением действующей в организации (учреждении, предприятии, фирме, холдинге, корпорации) системы работы с документами. Поэтому любая автоматизация для достижения наилучших результатов должна начинаться с оптимизации существующих схем работы с документами в организации, и только на основе этой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на компьютеризированную основу несовершенной, противоречивой и запутанной схемы работы с документами приведет к созданию такой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы. Для удачной автоматизации ДОУ этот процесс следует разделить на несколько этапов.
^ 1.2 Этапы автоматизации
Первым этапом автоматизации ДОУ является создание пакета законодательных и нормативно-методических документов, описывающих и регламентирующих ведение делопроизводства в организации 1 .
Формирование нормативно-методического пакета документов следует начать с подборки ГОСТов, регулирующих отрасль делопроизводства. Также в этот пакет должны быть включены различные Федеральные законы, контролирующие процессы работы с документами в зависимости от вида, типа предприятия, организации учреждения, Нормативные акты Президента и Правительства РФ, документы федеральных органов исполнительной власти. (ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное))
Считаю целесообразным выделить отдельный раздел внутри пакета нормативно-методических документов - пособия по делопроизводству и периодические издания, рассматривающие делопроизводственные процессы. Из прочих документов необходимым может являться Стандарт взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления 2 .
По мнению Дубровина С., необходим профессиональный взгляд на осуществляемую деятельность, разработка методов и средств для достижения цели, разработка требований к программному обеспечению.
Первый шаг на этом пути – это номенклатура дел. Хорошо, если она есть, если ее нет, надо сделать. Существующие рекомендации по работе с номенклатурой дел общие, но и они не учитывают всех видов документов, с которыми приходиться работать современному секретарю или канцелярии. В их числе кино, фотодокументы, звуковые записи, растровые и векторные изображения. Особый раздел занимают документы, полученные в виде отчета из баз данных. Все это разнообразие необходимо рассмотреть с точки зрения документооборота. Самый простой способ организовать свое рабочее место – это создать в компьютере перечень папок, соответствующий номенклатуре дел, с соответствующей нумерацией в названии. В этом случае порядок папок не будет меняться при добавлении новых, и операционная система всегда даст возможность сортировать их по возрастанию номеров. Но при этом нужно создать возможность для учета иного вида документов, которые традиционно не включаются в номенклатуру дел 1 .
^ Второй этап – подготовка технического задания, содержащего детальное описание, что и как организация планирует автоматизировать, что должно измениться после внедрения автоматизированной системы, как эта система должна работать.
Приступая к автоматизации, необходимо сформулировать детальные требования к системе или, другими словами, техническое задание на автоматизацию. С учетом этого технического задания (ТЗ) во взаимодействии с I Т-службой организации будет выбираться и настраиваться программа для использования в делопроизводстве. Во многом от того, насколько детально будет сформулирован такой список требований, зависит успешность внедрения современных технологий и удобство работы сотрудников с установленным программным комплексом компьютерного делопроизводства 2 .
Для подготовки технического задания, могут быть полезны такие ГОСТы, как: ГОСТ 19.201-78 Единая система программной документации. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению , ГОСТ 34.602-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы 1 . На сегодняшний день Европейская спецификация MoReq-2 может использоваться и в России. Документ представляет детальные рекомендации по формированию технических требований для построения полноценных систем автоматизации ДОУ. 2
Таким образом, можно сказать о достаточно полном составе пакета нормативно-методической документации для эффективной работы сотрудников службы ДОУ.
^ Вторым этапом является исследование текущего делопроизводства. Для того чтобы дать объективную оценку состояния делопроизводства, требуется его изучение. Исследование системы ДОУ включает две основных части:
Исследование состава и движения документации. В данном разделе даётся характеристика количественного и качественного состава документов, маршрутов их движения.
Исследование основных делопроизводственных процессов.
Для изучения характеристик количественного состава документов был взят период с 01.01.2009 по 31.11.2009. Общее число всех групп документов зарегистрированных в Управлении Делами (УД) составило – 11795.
Вся совокупность документов в Администрации Томского района представляет собой 3 группы.
Входящие (поступающие) – всего 4897 1 ;
Исходящие (отправляемые) – всего 2596 2 ;
Внутренние документы – 4302 3 .
Анализируя график (ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное)) , можем сказать следующее: сравнительно малое количество документов в начале года связано с большим количеством выходных и праздничных дней. Увеличение массы внутренних документов в весенний период, видимо, связан с большим количеством утверждений постановлений по земельным вопросам. Можно предположить, что именно погодные условия устанавливают такую тенденцию, так как все строительные и земельные работы проходят в этот период. Общее снижение в летние месяцы связано с периодом отпусков, в том числе отпуском Главы ТР. Снижение входящей документации в конце года связано с изменениями правил регистрации дублирующихся документов. До сентября регистрировались все входящие дублирующееся документы как повторные и программа присваивала им дополнительный сквозной номер. Например, при уже имеющемся 01-01-2365 дополнительно 01-01-2365/1, 01-01-2365/2 и т.д. Далее регистрировался только первый пришедший документ, в случае прихода оригинала документа (с синей печатью по почте, привозе собственноручно), его прикладывают без регистрации к документу с резолюцией Главы.
Следует отметить, что письма, отправляемые факсом и по электронной почте, повторно не регистрируются, но сохраняются отчеты о доставке.
Для наиболее полной характеристики следует представить таблицу и график по вопросам переписки (ПРИЛОЖЕНИЕ В (справочное)).
В диаграмме отражены суммы входящей и исходящей служебной корреспонденции по вопросам деятельности. Цифры в легенде соответствуют данным в таблице (№ п/п).
На круговой диаграмме показано, какие вопросы чаще всего встречаются в переписке. Самый большой сегмент занимает корреспонденция по вопросам правоохранительной деятельности с организациями (УВД, прокуратура, суды, юстиция). Это связано с частыми запросами из прокуратуры, участием в судебных процессах и т.д. Переписка по вопросам земельных ресурсов и землеустройству – сегмент 11% от общего числа входящих и исходящих документов. Третье по значимости место занимает доля, отведенная документам органов государственной власти, присланным для сведения (законы, указы, постановления, решения, протоколы). Работа Администрации также основывается на финансовой деятельности, что подтверждает раздел в 7%.
Диаграмма по видам документов (ПРИЛОЖЕНИЕ Г (справочное)) демонстрирует все наименования документов зарегистрированные в Управлении Делами в системе «Кодекс» (исходящие, входящие, внутренние). Из общей массы особо выделяются такие виды документов, как письма, постановления и распоряжения. Эти группы обусловлены деятельностью организации.
В отдельном модуле автоматизированной системы «Кодекс» регистрируются обращения граждан (только входящие письма). Исходящая корреспонденция по обращениям граждан регистрируется традиционным способом в журнале исходящих писем. Для построения таблицы и графика были использованы два источника (ПРИЛОЖЕНИЕ Д (справочное))
Число обращений граждан не велико, но им уделяется особое внимание. Все они стоят на контроле у Главы Администрации. Большое количество обращений, как устных, так и письменных пересылается из Администрации Томской области.
При сравнительном анализе объемов документов за 2008 и 2009 гг по графику и таблице (ПРИЛОЖЕНИЕ Е (справочное)), можем видеть увеличение входящей, внутренней и небольшой прирост обращений граждан в 2009 по сравнению с предыдущим годом. Количество исходящей документации незначительно сократилось. Благодаря гистограмме можно предположить, что объем документов увеличивается каждый год в Администрации ТР.
^ Маршруты движения документов.
Схема маршрута групп документов (ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (справочное)) позволяет определить и устранить повторные прохождения документации. Благодаря этому экономятся время и трудовые ресурсы.
Абсолютно вся входящая документация (служебная корреспонденция, обращения граждан, электронные письма, факсограммы и т.п.) проходит через службу ДОУ Управления Делами. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по факсу, электронной почте. При получении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.
Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись "лично". Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Так же сохраняются конверты по вопросам правоохранительной деятельности с организациями (УВД, прокуратура, суды, юстиция).
Сортировка производится на нерегистрируемые документы - рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие, обращения граждан – они регистрируются другим сотрудником (старшим специалистом) Управления делами в отдельном модуле системы «Кодекс», следовательно, на отдельном автоматизированном рабочем месте (АРМ). Нерегистрируемые письма тоже в свою очередь сортируются по исполнителям для последующей передачи (вкладываются в ячейки или папки).
Регистрируются письма только на имя Главы и его заместителей.
Письма, подлежащие регистрации вскрываются. Сотрудник ответственный за регистрацию ознакамливается с содержанием и сортирует на срочные (срок ответа до 3 дней). Далее, в первую очередь регистрируются срочные документы и им задается маршрут, а затем прочие. Маршрут задается по нескольким направлениям: письма без регистрации передаются напрямую исполнителям (например, начальникам Управлений, если письмо на их имя), зарегистрированные передаются начальнику Управления делами для ознакомления и проверки. Это позволяет облегчить работу Главы Администрации. Если вопрос в компетенции начальника УД – документ возвращается уже с резолюцией для постановки на контроль. Прочие передаются Главе на рассмотрение. Возвращаются документы от главы с резолюцией для постановки на контроль с указанием исполнителей. Далее документ передается пользователю для ознакомления и/или исполнения поручения впоследствии. Здесь запускается механизм исходящих документов. По окончании исполнения документ проверяется, при необходимости отдается Главе для ознакомления и собственноручного снятия с контроля. Если ответ подготовлен на бланке какого-либо Управления, а не на бланке Администрации - достаточно подписи начальника соответствующего управления (исключения составляют документы, поставленные лично Главой на контроль – требуют обязательного подписания Главой, и должны быть подготовлены на бланке Администрации). Готовые подписанные документы возвращаются в УД для регистрации и отправления. Последний шаг документов в цепи событий – списание их в дело и размещение по местам хранения. Далее документ может быть впоследствии использован, затем передан в архив или уничтожен.
Прохождение внутренних документов имеет следующий маршрут. После подготовки документ переходит на согласование, затем с ним знакомится руководитель, подписывает и передает на регистрацию. Далее документ направляется исполнителям и ставится на контроль. По исполнению списывается в дело, используется в дальнейшем, передается в архив или уничтожается.
Документы, адресованные Главе района (Главе Администрации), а также без указания конкретного лица или органа Администрации предварительно рассматриваются заместителем Главы Администрации – Управляющим Делами. Можно говорить о том, дополнительные прохождения документов через начальника УД оправданы. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения Главой района (Главой Администрации) и не требующие и направляемые заместителям Главы Администрации, а также на непосредственно отправляемые в органы Администрации.
^ Исследование основных делопроизводственных операций
Специалисты службы ДОУ регламентируется инструкцией по делопроизводству, регламентом, Федеральным Законом об обращении граждан, а так же должностными инструкциями.
Основными делопроизводственными этапами являются:
Регистрация;
Организация контроля исполнения;
Оперативное и архивное хранение;
Постановка справочной работы.
Все поступившие документы в УД обрабатываются специалистом первой категории. Согласно перечню в инструкции по делопроизводству в документации выделяются нерегистрируемые документы:
Не подлежат регистрации следующие документы:
А) поздравительные письма, приглашения, извещения;
В) сводки;
Г) прейскуранты цен, их копии;
Д) нормы расхода материалов;
Е) бухгалтерские документы;
Ж) анонимные обращения;
З) статистические отчеты, бюллетени, сборники, присланные для сведения.
Документы, перечисленные в пунктах: в, г, д, е, з, подлежат специальному учету в соответствующих органах Администрации.
Важной особенностью является, что служебная корреспонденции должна быть зарегистрирована в день получения, а обращения граждан в течении 3 дней со дня получения согласно Федеральному Закону от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращении граждан РФ» 1
Вся регистрация производится в системе «Кодекс». Данная система делится на несколько модулей. В модуле «Служебная корреспонденция» регистрируются: входящие, исходящие инициативные, ответы на входящие документы. Регистрацию осуществляет специалист первой категории.
Модуль «Обращения граждан» используется для регистрации только входящих обращений, жалоб от граждан. В подсистеме не установлен раздел для регистрации исходящих документов.
^ Организация контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Контроль осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
Основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:
Отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих, зафиксированные указания руководства;
Обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
Выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины
Постановку документов на контроль;
Проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
Предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
Снятие документов с контроля;
Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов
Введение
Системы управления документацией являются средством автоматизации крупномасштабного формализованного бизнеса, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизации системы делопроизводства и документооборота (АС ДОУ) подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса, номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоваться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.
По данным журнала “ASAP”, за год в мире производится » 6 млрд. документов; обычный служащий тратит в год около 150 часов на поиск утерянной информации 1 . Встает острая потребность предоставления необходимой информации в готовом для “потребления” виде с последующим ее предложением.
Современный рынок прикладных программных средств предлагает ряд автоматизированных систем управления документацией. Среди них DocsVision 3.6 компании DocsVision , ESCOM.DOC©, система J.D. Edwards OneWorld, разработанная компанией Robertson and Blums Corporation и др.
Исходя из вышесказанного, мы сформулировали цель работы – выявить и изучить предпосылки развития и современные условия автоматизированных систем управления документацией.
Объектом исследования данной работы являются автоматизированные системы управления документацией, а также системы, включающие в себя эту функцию.
Гипотеза исследования: предпосылки развития и современные условия автоматизированных систем управления документацией позволят определить их достоинства и недостатки.
В соответствии с целью и гипотезой в работе ставятся задачи:
изучить состояние вопроса в литературе;
обозначить и определить предпосылки развития автоматизированных систем управления документацией;
обозначить и определить современные условия автоматизированных систем управления документацией;
выявить положительные и отрицательные стороны работы с автоматизированными системами управления документацией.
Актуальность темы:
Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.
Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.
Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.
Выбор темы настоящей работы обусловлен несколькими факторами:
во-первых, наличием необходимости упорядочения документальной среды как средства повышения эффективности управления,
во-вторых, потребностью архивной службы в глубокой проработке взаимосвязанных проблем документоведения и архивоведения в новых условиях для трансформации их в прикладные научные разработки;
в-третьих, возрастающими темпами информатизации России и актуальными задачами вхождения ее в мировое информационное пространство, в том числе в сфере управления документацией.
Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
1. Необходимость автоматизированных систем документооборота
Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. Независимо от правового статуса или организационных форм деятельности учреждения призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими в регулировании экономики. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.
Таким образом, учреждения остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками (и информацией в широком смысле).
К сожалению, применение компьютерных программ в сфере работы с управленческой (организационно-распорядительной) документацией в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией, что существенно снижает эффект от применения даже самых многофункциональных специализированных (и соответственно дорогостоящих) программных комплексов. Нередки ситуации, когда внедрение компьютерных систем носит формальный характер и не сопровождается сколь-нибудь существенной оптимизацией и унификацией документационных процессов.
В большинстве учреждений со сложной структурой важное значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе (обмен служебной документацией и отчетностью).
Следует также отметить, что на протяжении ряда лет достаточно четко прослеживается тенденция увеличения объемов информационных потоков, проходящих через современные учреждения. Характерно, что происходит рост не только документооборота на традиционных носителях, но и информации, проходящей по электронным каналам, а также документов, связанных с функционированием компьютерных систем.
Работа по автоматизации делопроизводственных процессов началась в России ещё в начале 90-х годов 1 . Существенным шагом в упорядочении работы со служебной документацией стало внедрение в 1997 году Системы автоматизации документооборота и делопроизводства - САДД. Программный комплекс был разработан по заказу Банка России на базе типового программного продукта одной из фирм, специализирующейся на автоматизации работы с документами.
Система электронного документооборота (СЭД) или EDMS (Electronic Document Management Systems) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками 2 . При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.
Эффективное управление документацией на основе СЭД основано на трех составляющих системы:
технология (на основе современных компьютерных комплексов).
корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах).
психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).
В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого в СЭД ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.
СЭД обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом СЭД является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск в СЭД помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.
Процедура ведения классификаторов строго регламентирована. Часть справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций - корреспондентов). Внесение изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки при регистрации документов. Эффективность работы системы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и “мягкого” контроля за их действиями в системе (исправление ошибок, соблюдение требований по заполнения обязательных информационных реквизитов и т.п.).
Создание СЭД связано и с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием СЭД, устанавливает систему “административных рамок” в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией.
В целом установление четкого порядка использования системы и правил работы с информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение СЭД и её полноценное использование.
Этапы внедрения автоматизированных технологий обработки, создания, использования и хранения документов. Эволюция этих технологий и их влияние на процессы документирования. Изучение особенностей и закономерностей работы с документами, зафиксированными на новых носителях информации (машиночитаемые документы, электронные документы).
Создание общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС), автоматизированных отраслевых систем управления (АСУ). Типовая система документационного обеспечения управления (ТСДО). Создание автоматизированных информационно-поисковых систем по учетной и статистической документации, автоматизированных систем контроля исполнения документов (АСКИД).
Тема 2. Нормативно-правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая проблемы внедрения и использования информационных технологий в доу. Международные и национальные стандарты.
Международные правовые акты. Окинавская Хартия глобального информационного общества от 2000 г. Декларация Всемирной встречи на высшем уровне по вопросам информационного общества от 2003 г. (с изменениями и дополнениями). Международные правовые акты.
Законодательные и подзаконные акты РФ. Закон РФ от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Кодексы РФ.
Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральные и региональные программы, концепции. Постановление Правительства Российской Федерации от 06 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти». Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». Постановление Правительства Российской Федерации от 07 сентября 2011 г. № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2007 г. № 931 «О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям». Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» (с измен, и дополнен, от 15 августа 2006 г.). Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815 «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)». Распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 года № 2299-р «О плане перехода федеральных органов исполнительной власти и федеральных бюджетных учреждений на использование свободного программного обеспечения». Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля
2011 г. № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности». Распоряжение Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 632-р «Об одобрении Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 17 июля 2006 г. № 1024-р «О Концепции региональной информатизации до 2010 года». Распоряжение Правительства РФ от 27 сентября 2004 г. № 1244-р «О Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года».
Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (Утверждена Президентом РФ В. Путиным 7 февраля 2008 г., № Пр - 212).
Совет по информационной безопасности при Президенте РФ.
Нормативно-методические документы и стандарты. ГОСТ 34.03-90. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Термины и определения», ГОСТ 34.601-90. «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Стадии создания». Национальные стандарты, разработанные на базе международных стандартов ИСО (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»; ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»), ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v. 1.0» и др.
Международные стандарты ИСО и МЭК. (ИСО 26300, ИСО 29500, ИСО 19005, ИСО 16175, ИСО 13008, ИСО 13028, ИСО серии 30300, МЭК 82045 и др.); MoReq 2, MoReq 10, и др.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Информационные системы электронного документооборота, их роль в системе управления. Повышение эффективности организации ООО "Валга" за счет использования информационных технологий при организации документационного сопровождения деятельности менеджера.
дипломная работа , добавлен 13.01.2015
Организационная структура Минского автомобильного завода. Программное обеспечение информационных технологий в системе управления предприятием, функциональные подсистемы. Классификация современных автоматизированных информационных систем управления.
контрольная работа , добавлен 11.11.2010
Нормативно-методическая база организации документационного обеспечения. Термины и определения в делопроизводстве. Делопроизводственные функции системы управления персоналом. Документирование оценки деятельности персонала, организация документооборота.
реферат , добавлен 21.03.2010
Проблемы автоматизации документооборота, бухгалтерского учета и других формализованных процессов управления производством. Современное состояние информационных технологий в России, методы внедрения IT как инструмента управления экономикой предприятия.
курсовая работа , добавлен 02.08.2015
Появление понятия "документационное обеспечение управления". Способы документирования (запечатления информации). Требования к оформлению организационно-распорядительных документов и архивного их хранения. Постановление: оформление и состав реквизитов.
контрольная работа , добавлен 30.12.2012
Понятие информационных систем управления предприятием, оценка их роли и значения, проблемы и задачи в процессе внедрения. Анализ и оценка использования информационных технологий на исследуемом предприятии, разработка путей его совершенствования.
дипломная работа , добавлен 16.02.2012
Значение информационных технологий в управлении предприятием. Характеристика систем автоматизации управления предприятием. Организационная структура ООО "Четыре сезона". Краткий обзор существующих систем. Выбор и эксплуатация информационной системы.
курсовая работа , добавлен 11.01.2011
С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ.
В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач.
Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются.
К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны. Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам работы с документами, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте).
Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств или недостатков той или иной АСУД.
Принципы разработки и критерии выбора АСУД
Попытаемся рассмотреть основные тенденции в разработках АСУД.
Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации.
Вторая характеристика системы - специализированная это система или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ?
В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота.
При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:
1) сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.);
2) территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитета и т.п.);
3) коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.
Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений.
Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки компаний "Электронные офисные системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм "Интертраст", "АйТи", "Оптима", "Центринвестсофт" и других.
Одним из продуктов, отвечающим практически всем требованиям делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие модификации, разработанные компанией "Электронные офисные системы". Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам.
Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения "Office Media".
Комплект баз данных "Office Media" работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие.
Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная так называемая "корпоративная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства".
Еще одним примером АСУД можно назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия "Гранит-Центр" системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации "Гран-Док", которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления.
Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации.
Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.
Требования к системе управления документации
Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации.
Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.
Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.
АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.
АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.
